Supportproblem: «Kommen Ihre Mails am Ziel an?»
Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, dass Kundenmails auf dem firmeninternen Server ankommen.
 
Für den Mailtransfer gibt es folgende Möglichkeiten:
 
1. Das Mail kommt an
 
2. Das Mail ist im Spam-Ordner
 
3. Das Mail wird als SPAM erkannt und
    direkt zurückgeschickt oder verworfen.
 
 
1. Das Mail kommt an
• Alles ist gut - alle sind zufrieden
 
2. Das Mail ist im Spam-Ordner
• Der Spam-Ordner kann täglich um 200 bis 800 Spam-Mails wachsen. Wie will man da den Überblick halten und wie will man die wichtigen von den unwichtigen Mails trennen?
 
3. Das Mail wird als SPAM erkannt und direkt zurückgeschickt oder verworfen.
Es stellt sich die Frage warum ein Mail als SPAM erkannt wird.
• Der Mail-Sender enthält ist in einer Blacklist erfasst. Dies ist ein Verzeichnis, in dem der sendende Mailserver gelistet ist (mit IP-Nummer/Domain) – alle Mails die über diesen SMTP-Server verschickt werden, werden entsprechend blockiert oder in den SPAM-Ordner verschoben.
• Keine Massenmailings mit vielen ungültigen,
  meist eingekauften Mailadressen erstellen.
• BCC-Mails vermeiden.
• Der Halter einer Domain muss den richtigen
  SPF-Eintrag in der Domain setzen.
• Antwortadresse ist idealerweise die
  Senderadresse
• Mit externen Links ist minimalistisch umzugehen
• Verlinkte Bilder sind zu vermeiden, Bilder
   einbetten
• Javascript in Mailings ist schlecht
• Mail-Text-Formatierungen minimal halten
• Auch auf Gross-Schreibung wie
  «Heute AKTION» ist zu verzichten.
 
Obige Informationen sind nicht als Richtlinien für den Massenmailversand/Mailkampagnen zu betrachten. Dazu gibt es separate Anforderungen.
 
 
 

Ablauf beim Mailversand

Anmerkung:
Alle Bilder können durch anklicken vergrössert werden.
 
Der folgende Beschrieb zeigt Ihnen,  wie Sie Ihre IT  bezüglich Blacklist-Eintrag prüfen können. Wir versuchen den ganzen Ablauf minimal zu halten.


Nebenstehend ist eine Mailkonfiguration, die den Mailversand vom Mail-Sender bis zum Mail-Empfänger darstellt.
Der Ablauf ist wiefolgt:
1. Mail-Versender sendet Mail an Zieladresse
2. Zieladresse zB. sse@sse.ch.
3. Im mailkonto des Senders ist der ausgehende
    Mailserver (SMTP) hinterlegt – in diesem Fall
    «mail.sse.ch»
4. Der DNS-Server des Senders sucht die
    Domain mail.sse.ch und erhält
    «87.102.255.163»
5. Das Mail wird vom Ziel-Server entgegen
    genommen und auf SPAM und Viren geprüft
    und entsprechend in einem Postfach abgelegt.
 
Der Mail-Sender schickt sein Mail über einen sogenannten SMTP-Server ab. Analog einem Briefkasten der Post.
 
Wenn nun  hunderte oder tausende von Mails über diesen SMTP-Server verschickt werden, kann dieser SMTP-Server von Dritt-Systemen in dieser Blacklist eingetragen werden – ohne dass dies vom Mail-Versender erkannt wird.

Der SMTP-Server ist in jeder Mailkonfiguration eines Benutzers erfasst. Als Beispiel sei hier «mail.sse.ch» genannt.
 
Wir benötigen aber noch die dazugehörige IP-Nummer des SMTP-Servers, um die Blacklistprüfung durchführen zu können.
 

So finden Sie den Blacklisteintrag

Auf der Webseite
 
können alle notwendigen Analysen durchgeführt werden.
 
Das Vorgehen ist wiefolgt:
 
1. «DNS-Lockup» anklicken
 
2. Geben Sie die Adresse Ihres Mailservers ein -
    so wie er in Ihrem Mailprogramm hinterlegt ist.
    zB. «mail.sse.ch»
 
3. Klicken Sie auf «DNS Lockup»
 
    Nun erscheint unter
4. die zugehörige IP-Nummer Ihres Mailservers
 
Notieren Sie sich diesen Nummer, in unserem Fall «87.102.255.163»
5. Klicken Sie auf «Blacklist»
 
6. Geben Sie Ihre IP-Nummer ein,
    in unsere Fall «87.102.255.163»
 
7. Klicken Sie auf «Blacklist Check»
 
8. Nun erscheint eine Auflistung von diversen
    «Blacklist's». Wenn überall «ok» steht, sind
    Sie nicht aufgelistet.
Dies ist ein Beispiel eines gelisteten SMTP-Servers – die IP «209.85.220.198» ist in drei Black-List's erfasst.
 
Wenn nun der empfangende Mailserver Mails von dieser IP empfängt, prüft er die sendende IP-Nummer  mit der Blacklistfür jedes eingehende Mail. Ist die der sendende SMTP-Server in der Blacklist gelistet, dann wird das Mail
 
• geblockt, nicht weiter geleitet
• oder in den SPAM-Ordner des
  Mail-Empfängers geleitet.
 
 
Mit nachstehendem Link ist der Beschrieb zum  entfernen eines Blacklist-Eintrages.
 
Anmerkung: Es gibt Mail-Versender die meinen es ist nicht ihr Problem wenn es am Ziel-Mail-Server nicht ankommt. Da aber das Problem vom versendenen SMTP-Server des Mail-Senders ausgeht, ist es ein Problem des Senders – zudem hat er künftig keine Geähr welche seiner versendeten Mails überhaupt noch ankommen. Daher ist die Lösung dieses Problems absolut prioritär zu lösen.
Ihre SPAM-Bewertung hat mit Ihrer «Reputation» zu tun
Prüfen Sie Ihre Reputation mit dem folgenden Link:
Ihre SPAM-Bewertung hat mit Ihrer «Reputation» zu tun
Dies ist ein Beispiel eines gelisteten SMTP-Servers – die IP «209.85.220.198» ist in drei Black-List's erfasst.
 
Wenn nun der empfangende Mailserver Mails von dieser IP empfängt, prüft er die sendende IP-Nummer  mit der Blacklistfür jedes eingehende Mail. Ist die der sendende SMTP-Server in der Blacklist gelistet, dann wird das Mail
 
• geblockt, nicht weiter geleitet
• oder in den SPAM-Ordner des
  Mail-Empfängers geleitet.
 
 
Mit nachstehendem Link ist der Beschrieb zum  entfernen eines Blacklist-Eintrages.
 
Anmerkung: Es gibt Mail-Versender die meinen es ist nicht ihr Problem wenn es am Ziel-Mail-Server nicht ankommt. Da aber das Problem vom versendenen SMTP-Server des Mail-Senders ausgeht, ist es ein Problem des Senders – zudem hat er künftig keine Geähr welche seiner versendeten Mails überhaupt noch ankommen. Daher ist die Lösung dieses Problems absolut prioritär zu lösen.
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