speichert Ihre Papierdokumenta in Ihre PrivateCloud

Digitales Archiv

elraubt die Volltextsuche mit jedem System (Apple, Windows, mobile Device)

Digitales Archiv

bringt Ruhe in den Alltag

minimiert die Suche nach Informationen

Digitales Archiv

Ihre Daten sind weltweit verfügbar

Digitales Archiv

Ordner-Ablage in Papierform war gestern

Digitales Archiv

Was war vor der Digitalisierung?

Vor einigen Jahren waren alle Dokumente in Papierform vorhanden und in Karton-Ordnern abgelegt.

Dies hat folgende Nachteile:

• Langsam in der Suche nach den Informationen

• Teilweise dezentral abgelegt

(Büro, Keller, Lager etc.)

• benötigt viel Raum bei 10-jähriger

Aufbewahrungspflicht

Ablauf der Digitalisierung

1. Erfassen der gedruckten Informationen mit

einem Scanner und einem geeigneten OCR-System.

2. Automatischer Transfer der gescannte Datei auf den HELIOS-WebShare-Server.

3. Serverbasierter Index-Update nach jedem Datenempfang

4. Suche mittels WebBrowser und «Spotlight-Technologie» innerhalb der Dokumente

5. Lassen Sie sich die Dokumente anzeigen und nutzen Sie die Infomationen

Was bringt die Digitalisierung?

• Effizienz, effizienz, effizienz

• Dank dem Stapeleinzug können viele

Dokumenten ohne manuellen Aufwand

eingelesen werden

• Schnelle Suche von jedem Arbeitsplatz

• Zugriffsmechanismen schützen Informationen

• Auswertungen nach Bedarf

• Kein Raumbedarf

• Eine dezentrale Datenerfassung ist möglich,

zum Beispiel bei Filialen, die Ihre Daten

selbsständig erfassen

Microtrade AG, Bern

Mit «Lukas Imbach c/o Microtrade AG» als XEROX-Partner wurde dieses Konzept umgesetzt.

Die Qualität der Suchergebnisse ist abhängig von der OCR-Erfassungsqualität! Die Indexierung und Präsentation im WebBrowser der Daten ist danach wiederum eine Sache der Serverleistung.

Für Fragen im Bereich XEROX PrintingSystems wenden Sie sich an

Microtrade AG, Looslistr. 3, 3027 Bern

Lukas Imbach

lukas.imbach@microtrade.ch

Bei Fragen zum Thema Server mit Spotlight-Suche wenden Sie sich an

SSE AG

Daniel Scheuber

sse@sse.ch