Das Kundenbedürfnis – die Aufgabenstellung
Ca. 20 Verkäufer eines Unternehmens mit  17 Profitcentern besuchen täglich Ihre Kunden.
 
Für Verkaufsgespräche werden als Präsentations-Hilfsmittel Tablets und Laptops eingesetzt.
 
Für jeden Kunden werden individuelle Präsentationen zusammengestellt - dies aus über 100 Dateien.

Die vom Marketing zur Verfügung gestellte Datenbasis besteht aus
• ein- und mehrseitige PDF's
• Video-Dateien im mp4-Format
• Audio-Dateien im mp3-Format.
• Unterstützung des Vertriebspersonals
• Beschleunigung und Vereinfachung der Abläufe
• Höhere Aktualität der Unterlagen
• Schnellere Information der Kunden mit
  aktuellem Doku-Material
• Alle Verkäufer haben die gleichen Grundlagen
Konzept «WebShare» & «Document Hub»
Die Softwarelösung «WebShare» bietet dem Benutzer weltweiten Zugriff auf den Datenserver im Geschäft - ganz einfach über einen Standardbrowser.
(Apple, Windows, Linux, mobile Devices)

Wie in den folgenden Screenshots aufgezeigt, können PDF- oder Bilddaten direkt angeschaut und darin auch geblättert werden.
 
Dank «Spotlight» ist eine Suche innerhalb aller im «Sharepoint» enthaltenen Daten möglich. Dateinamen, Ordner, Datei-Inhalt, Metadaten.
 
Mit dem Standard-WebBrowser «Chrome» können auch direkt Videos (zB. mp4) angeschaut oder Audio-Dateien (mp3) gehört werden.
 
Die iOS und Android-lieferbare und kostenlose App «DocumentHub» wird einmal konfiguriert um sich mit dem/den WebShare-Server/n zu verbinden.
 
Die Aufgabe der App ist die Datensynchronisation eines WebShare-Servers mit dem mobile Device auf dem «DocumentHub» installiert ist.
 
Eine sinnvolle Anwendung ist die Synchronisation von
• Preislisten
• Katalogen
• Technischen Handbüchern für Personal
• Weltweite Dokumenten-Belieferung von
  Wiederverkaufslokalitäten
• Verbände und Vereine mit grossem
  Informationsbewusstsein
etc.
Um die Serverdaten auf Ihr mobile Device zu synchronisieren, benötigen Sie die App «DocumentHub»

 
  
Konzept «WebShare» für WebBrowser
Der Anmeldeprozess am «WebShare-Server» ist sehr einfach:
 
• Loginseite aufrufen
 
• Logindaten (User/Passwort) eingeben
 
• Gewünschten Sharepoint anwählen
 
• Daten nutzen
Nach der Anmeldung und der Wahl des Sharepoints, werden alle in diesem Verzeichnis vorhandenen Daten angezeigt.

PDF-Dateien können als Einzelseite oder mehrseitiges Dokument angezeigt werden.
 
Für Bilder, Graphiken, PDF besteht die Möglichkeit, in gewünschte Bereiche hinein zu zoomen und diese bei Bedarf mit Anmerkungen zu versehen.
 
MP3-Audio-Dateien können direkt zB. im Chrome-Browser angehört werden.
 
MP4-Video-Dateien sind ebenfalls im Chrom-Browser zu nutzen.
 
Der Download oder der Mailversand einer ausgewählten Datei ist eine der weiteren Möglichkeiten – wie auch der Versand eines Quicklinks.
Konzept «DocumentHub-App» für mobile Device
Die App «Document App» vebindet sich mit dem ausgewählten Server und die Sharepoints mit enthaltenen Daten werden angezeigt.

PDF-Dateien können als Einzelseite oder mehrseitiges Dokument angezeigt werden.

Für Bilder, Graphiken, PDF besteht die Möglichkeit, in gewünschet Bereiche hinein zu zoomen.
 
MP3-Audio-Dateien können direkt zB. im Chrome-Browser angehört werden.
 
MP4-Video-Dateien sind ebenfalls im Chrom-Browser zu nutzen.
 
 
Der Download respektive der Mailversand einer ausgewählten Datei ist eine der Möglichkeiten.
Weiter ist auch der Versand eines Quicklinks möglich. Hiermit kann ein Download ohne User-Anmeldung gestartet werden.
«DocumentHub» in der Anwendung
Jeder der «Sharepoint's» enthält die für die User zur Verfügung gestellten Daten (PDF, MP3, MP4)
 
Der Benutzer kann die Daten direkt anschauen und auf das mobile Device laden.
Daten die auf dem Server gespeichert sind
(Pkt. 10) haben folgende Optionen:
 
• Zoom, Vergrösserung der Miniatur
• Spotlight Search, Volltextsuche
• Filter, Suchfunktion
• Refresh, zeigt den Inhalt des Ordners neu an,
  wichtig sofern der Inhalt auf dem Server
  geändert wird
• About, über HELIOS, in diesem Fenster
  erscheint oben rechts auch ein «?».
  Dieser «?»-Link bringt den Benutzer auf die
  Hilfeseite von «Document Hub»
 
 
 
Daten die direkt auf dem Server geöffnet sind (Pkt. 11), haben diese Optionen:
 
• Show File, zeigt Vorschau,
  bei PDF auch mehrseitig
• Share, Dokument teilen (Mail, WhatsApp,Cloud,
  etc., beachten Sie die Dateigrössen)
• Copy to received Files
• Copy to public Directory
• Refresh
• About
• Zoom, Lupe in vier Stufen
Die Synchronisation sichert alle frei gegebenen Serverdaten in den Ordner «File Downloads» des mobile Devices. (Pkt. 20)
 
Durch die Wahl des «doppelten runden Pfeilbuttons» oben unter Pkt. 21», wird die Synchronisation angestossen. Sie kann jederzeit unterbrochen werden. Anmerkung, beim Verlassen der «Document Hub»-App wird die Synchronisation ebenfalls unterbrochen.
• Nach der Datensynchronisation sind alle Daten lokal auf dem mobile Device gespeichert und können ohne Internetanbindung genutzt werden.
 
Zudem sind die lokalen Daten mit «Bordmitteln» an andere Personen zu versenden/teilen (Mail, WhatsApp etc.)
 
• Wenn sich die Daten auf dem Server ändern, so kann mit einem Button der Server und das mobile Device abgeblichen werden. Der Benutzer hat somit immer die aktuellen Daten auf seinem Gerät. Dies ist ideal bei Preislisten oder sonstigen Produkteunterlagen.
mp4-Dateien benötigen den richtigen Player auf dem mobile Device.
Android unterstützt mp3-Dateien – wählen Sie die Datei aus und «Show File» (Pkt. 40), danach erscheint in Pkt. 41 das Audiofile zum abspielen.
 
Sinngemäss sind alle Beschreibungen auch für iOS (iPhone oder iPad) gültig.
 
 
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Andreas Philipp
eMail: aphilipp@gassmann.ch
 
oder
 
Daniel Scheuber
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Tel 079 678 32 45

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